Der Schutz personenbezogener Daten ist der “Sindbad Chancenproduktions GmbH” und dem Hauptverein “Sindbad - Mentoring für Jugendliche Österreich” (in Folge „Sindbad“, „wir“, „uns“) als Verantwortliche ein wichtiges Anliegen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unserer Mentor:innen und Mentees (in Folge „Ihr/e“, „Euch“, „Betroffene“, „betroffene Personen“) erfolgt daher im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften für den Schutz personenbezogener Daten und der Datensicherheit, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und dem Datenschutzgesetz („DSG“) idgF. Selbstverständlich treffen wir auch alle notwendigen und geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre Rechte und Freiheiten zu schützen und unterziehen diese einer regelmäßigen Überprüfung.

Da es für uns selbstverständlich ist, dass wir den Grundsätzen der fairen und transparenten Verarbeitung und unseren Informationspflichten gemäß der DSGVO nachkommen, werden Sie in diesem Informationsblatt über die durch Sindbad vorgenommenen Datenverarbeitungen, deren Rechtsgrundlage, deren Zwecke, Ihre Rechte etc. in Übereinstimmung mit Art 13 und 14 DSGVO aufgeklärt. 

Wir verwenden die in der DSGVO niedergelegten Begriffe. Zur besseren Nachvollziehbarkeit möchten wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Begrifflichkeiten gemäß ihrer gesetzlichen Definition darlegen:

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

• Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

• Betroffene Person: Jene Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

• Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

• Auftragsverarbeiter: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Einwilligung (der betroffenen Person): Jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

Sindbad Chancenproduktions GmbH und der Hauptverein Sindbad - Mentoring für Jugendliche Österreich agieren als Verantwortliche gemäß Art 4 Z 7 DSGVO. Näheres dazu unter Punkt 3.1.

Die unten genannten Zweivereine agieren als Auftragsverarbeiter gemäß Art 4 Z 8 DSGVO. 

Sindbad - Social Business ist die Dachmarke folgender Organisationseinheiten:

1. Sindbad - Mentoring für Jugendliche ist ein Verein bestehend aus:

• der Hauptverein “Sindbad - Mentoring für Jugendliche Österreich” ZVR 409303455

• der Zweigverein “Sindbad - Mentoring für Jugendliche Wien” ZVR 1980958527

• der Zweigverein “Sindbad - Mentoring für Jugendliche NÖ” ZVR 1030198739 

• der Zweigverein “Sindabd - Mentoring für Jugendliche Graz” ZVR 1454677232 

• der Zweigverein “Sindbad - Mentoring für Jugendliche Linz” ZVR 1338256445

• der Zweigverein “Sindbad - Mentoring für Jugendliche Innsbruck” ZVR 1079929830

• der Zweigverein “Sindbad – Mentoring für Jugendliche Kärnten” ZVR 172427215

• der Zweigverein “Sindbad – Mentoring für Jugendliche Salzburg” ZVR 1550355685

• der Zweigverein “Sindbad – Mentoring für Jugendliche Vorarlberg” ZVR 1512052615

1. Sindbad Chancenproduktions GmbH

Standortleitung = Leitung des jeweiligen Zweigvereins

HUB-Leitung = Leitungsteam eines Sindbad HUBs

Sindbad HUB = zirka 20 Mentoringteams bilden ein sog. Sindbad HUB, das von einer 3-köpfigen HUB-Leitung betreut und begleitet wird

3.1 Gemeinsame Verantwortlichkeit 

Zwischen der “Sindbad Chancenproduktions GmbH” und dem Hauptverein “Sindbad - Mentoring für Jugendliche Österreich” besteht bezüglich bestimmter Datenverarbeitungen eine gemeinsame Verantwortlichkeit. Die Wesentlichen Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art 26 (2) DSGVO finden Sie in Abschnitt 12.

Sollten Sie nach Durchsicht unseres Informationsblattes Fragen haben oder wollen Sie sonstige Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte erhalten, machen wir Sie darauf aufmerksam, dass Sie den von uns bestellten Datenschutzkoordinator kontaktieren können:

Matthias Lovrek

Sparkassaplatz 3, 1150 Wien

matthias.lovrek@sindbad.co.at

Folgende Kategorien von personenbezogenen Daten werden von uns verarbeitet:

Mentor:innen:

• Vor- und Nachname

• Geburtstag

• Beruflicher Werdegang/Ausbildungsstatus

• Telefonnummer

• Email-Adresse

• Geschlecht

• Strafregisterbescheinigung inkl. Beilage für Kinder- und Jugendfürsorge

• Adresse

• Lebenslauf

Mentees:

• Vor- und Nachname

• Geburtstag

• Telefonnummer

• Email-Adresse

• Schule

• Ausbildungsstatus

• Adresse

• Geschlecht

HUB-Leiter:in

• Vor- und Nachname

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Strafregisterbescheinigung inkl. Beilage für Kinder- und Jugendfürsorge

• Adresse

Sindbad-Trainer:in

• Vor- und Nachname

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Strafregisterbescheinigung inkl. Beilage für Kinder- und Jugendfürsorge

• Adresse

Erziehugnsberechtigte/r Mentees:

• Vor- und Nachname

• Telefonnummer

Netzwerkkontakte und Newsletterempfänger:innen:

• Vor- und Nachname

• Email-Adresse

Alumni

• Vor- und Nachname

• Telefonnummer

• Email-Adresse

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten soweit erforderlich für den jeweiligen Zweck an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfänger: 

• Standortleiter:innen

• Standortmitarbeiter:innen

• HUB-Leiter:innen

• Mentor:innen bzw. Mentees

• Partnerunternehmen (aktuelle Liste der Partnerunternehmen hier)

• Jugendcoaching

• Rechtsvertreter, Gerichte sowie Verwaltungsbehörden

• Auftragsverarbeiter (Zweigvereine, Google, Active Campaign, Mailchimp, Tally)

Auftragsverarbeiter dürfen die ihnen überlassenen Daten lediglich gemäß unseren Weisungen und zur Durchführung von Dienstleistungen gemäß Art 28 DSGVO für uns verarbeiten. Für den Fall von Datenübermittlungen außerhalb des EWR, verpflichten wir diese Auftragsverarbeiter vertraglich dazu, die Vertraulichkeit und die Sicherheit der im Rahmen des Auftrags verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Eine vollständige Liste aller Auftragsverarbeiter, die vom Verantwortlichen herangezogen werden, stellen wir auf Anfrage gerne zur Verfügung.

Wir folgen selbstverständlich unter anderem auch dem Grundsatz der Speicherbegrenzung. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange speichern, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden trotz Zweckerfüllung (z.B. Bearbeitung Ihrer Anfrage) länger gespeichert, sofern dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen (bspw. gemäß § 132 Abs 1 BAO; §§ 190, 212 UGB: 7 Jahre) oder zur Verfolgung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (in der Regel für eine Dauer von maximal 3 Jahren) erforderlich ist, wobei im Falle eines sich abzeichnenden oder konkreten Verfahrens eine längere Verarbeitung der Daten erforderlich sein kann. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung beruht, verarbeiten wir Ihre Daten bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt. 

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art 21 DSGVO, das Recht, keiner automatisierten Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling unterworfen zu sein sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art 20 DSGVO. Nähere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie unter: https://www.dsb.gv.at/rechte-der-betroffenen.

Auch wenn wir uns bestmöglich um den Schutz und die Integrität Ihrer Daten bemühen, mögen Meinungsverschiedenheiten über die Art, wie wir Ihre Daten verarbeiten, hervorkommen. Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstößt, können Sie Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde erheben. In Österreich ist die Beschwerde nach Art 77 DSGVO bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien) einzubringen.

Sollten interessierte Mentor:innen ihre Daten nicht bereitstellen, bleibt die Tätigkeit als Sindbad Mentor:in verwehrt.

Sollten interessierte Mentees ihre Daten nicht bereitstellen, bleibt die Tätigkeit als Sindbad Mentee verwehrt.

Wir erheben alle die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt bei Ihnen. Weitere Datenquellen gibt es nicht.

1. Was ist der Grund für die gemeinsame Verantwortlichkeit?

Die Verantwortlichen verarbeiten im Rahmen der Durchführung der Mentoringprogramme sowie der Trainings (Näheres hierzu oben unter dem Punkt 5) personenbezogene Daten in gemeinsamer Verantwortlichkeit. Dies erleichtert die Erhebung und Verwaltung der Daten von Mentor:innen und Mentees sowie weiterer betroffener Personen (z.B. Servicepartner (bzw. deren Kontaktpersonen) von Sindbad) sowie die Betreuung Vorgenannter. 

1. Für welche Datenverarbeitungsvorgänge/Prozessabschnitte besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit?

Die Verantwortlichen haben gemeinsam die Reihenfolge der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den einzelnen Prozessabschnitten festgelegt. Sie sind daher innerhalb der nachfolgend beschriebenen Prozessabschnitte gemeinsam für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art 26 DSGVO).

1. Was haben die beiden Verantwortlichen vereinbart?

Im Rahmen ihrer gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit haben die beiden Verantwortlichen vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten nach der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art 13 und 14 DSGVO.

Diese Vereinbarung ist notwendig, da bei der Durchführung der oben angeführten Datenverarbeitungen personenbezogene Daten in unterschiedlichen Prozessabschnitten und Systemen verarbeitet werden, die entweder vom Hauptverein Sindbad - Mentoring für Jugendliche Österreich oder der Sindbad Chancenproduktions GmbH betrieben werden.

Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, erfüllen die Parteien die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeiten wie folgt:

• Die Verantwortlichen machen den betroffenen Personen die gemäß Art 13 und Art 14 DSGVO erforderlichen Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache unentgeltlich zugänglich. Hierbei lässt jeder Verantwortliche dem anderen Verantwortlichen sämtliche dafür notwendigen Informationen aus ihrem Wirkbereich zukommen.

• Die Verantwortlichen informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechtspositionen. Sie stellen einander sämtliche für die Beantwortung von Auskunftsersuchen notwendigen Informationen zur Verfügung.

• Ihre Betroffenenrechte können Betroffene federführend beim Sindbad Verein Sparkassaplatz 3, 1150 Wien, Österreich (auch via E-Mail an:  office@sindbad.co.at) geltend machen. 

Sofern Sie Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder etwaige Rechte nach der DSGVO, wie Ihr Recht auf Löschung oder Ihr Recht auf Auskunft geltend machen wollen, kontaktieren Sie uns gerne unter:

Sindbad – Social Business

Sparkassaplatz 3

1150 Wien

Österreich

office@sindbad.co.at